Primeros pasos con Objetos Personalizados

Si tu negocio necesita gestionar relaciones o procesos que van más allá de los objetos estándar del CRM, puedes crear objetos personalizados. Solo los administradores tienen la capacidad de definir estos objetos a través de la sección de configuración de objetos.

Una vez definido un objeto personalizado, puedes crear campos personalizados y configurar asociaciones entre el objeto personalizado y otros objetos del CRM. Además, los objetos personalizados se pueden utilizar en diferentes herramientas del sistema, como los flujos de trabajo (workflows).

TABLA DE CONTENIDOS

• ¿Cuándo deberías considerar usar Objetos Personalizados?
• ¿Cuándo es mejor quedarse con los Objetos Estándar del CRM?
• Ejemplos de Cuándo Usar o No Usar Objetos Personalizados

¿Cuándo deberías considerar usar Objetos Personalizados?

Aquí algunas situaciones en las que un objeto personalizado puede ser la mejor opción:

• Tu negocio tiene relaciones o procesos únicos: Si la información que manejas no encaja bien en los objetos existentes como Contactos, Empresas u Oportunidades, puedes crear un objeto personalizado que se adapte a tus necesidades específicas.

• Necesitas registrar datos más allá de los objetos estándar: Por ejemplo, si quieres gestionar registros de eventos, propiedades, inventario u otro tipo de información especializada que necesita una estructura organizada dentro del CRM.

• Deseas ampliar la funcionalidad del CRM: Los objetos personalizados se pueden vincular con los objetos estándar, lo que te da la flexibilidad para construir relaciones más complejas y automatizaciones personalizadas.

¿Cuándo es mejor quedarse con los Objetos Estándar del CRM?

Aunque los objetos personalizados son una herramienta poderosa, no siempre son necesarios. Antes de crear uno, considera lo siguiente:

• ¿Los objetos estándar cubren tus necesidades? Muchos negocios pueden gestionar su información de forma efectiva usando Contactos, Empresas y Oportunidades. Los objetos personalizados solo deberían usarse si realmente necesitas una estructura diferente.

• ¿Perderás acceso a funciones clave del CRM? Algunas funciones, como el envío de correos masivos de marketing, solo están disponibles para Contactos. Asegúrate de que el objeto personalizado no limite tu acceso a herramientas importantes.

• ¿Existe riesgo de duplicar información? Crea objetos personalizados solo cuando sea necesario. Duplicar datos que ya se manejan en objetos estándar puede causar confusión e inconsistencias.

Ejemplos de Cuándo Usar o No Usar Objetos Personalizados

Caso de uso 1 – Bienes Raíces (Propiedades):
Una empresa de administración de propiedades podría crear un objeto personalizado llamado “Propiedades” para almacenar información específica como ubicación, tamaño, estado de disponibilidad y registros de mantenimiento. Este objeto se puede vincular a Contactos (inquilinos o compradores).

Caso de uso 2 – Cuidado Veterinario (Mascotas):
Una clínica veterinaria puede crear un objeto personalizado llamado "Mascotas" para registrar el historial médico de cada animal, vinculado a la información de contacto del dueño. Esto facilita la gestión de citas, tratamientos y vacunas dentro del mismo sistema.

Cuándo NO Usarlo – Asistentes a Eventos:
Si estás organizando un evento y quieres enviar invitaciones, llevar control de respuestas o enviar encuestas posteriores, lo más eficiente es usar el objeto de Contactos. Crear un objeto personalizado para "Asistentes a Eventos" podría limitarte el uso de herramientas de marketing y automatización.

Cuándo NO Usarlo – Comunicaciones con Clientes en Firmas Legales:
Si una firma legal ya utiliza el objeto de Oportunidades para dar seguimiento a casos y comunicaciones con clientes, crear un objeto personalizado para "Comunicaciones con Clientes" solo añadiría complejidad innecesaria. Es mejor continuar registrando esa información dentro de los objetos ya existentes para evitar redundancias.