¿Cómo usar Documentos y Contratos?

Las propuestas y cotizaciones en Leadway permiten a los usuarios crear esquemas detallados de servicios o acuerdos de costos claros. Gracias a un constructor de documentos versátil que incluye texto, imágenes, videos, tablas y firmas digitales, esta función es una solución integral para la comunicación profesional. Ya sea para presentar la historia de la empresa o listar productos y precios, estos documentos se adaptan a múltiples necesidades, facilitando la relación con prospectos.

TABLA DE CONTENIDOS

• ¿Qué son las Propuestas y Cotizaciones?
  • Propuestas
  • Cotizaciones
  • Comparación
  • Casos de Uso
• ¿Cómo usar esta función?
• Crear una Propuesta o Cotización
• Ir a Pagos → Documentos y Contratos
• Haz clic en Nuevo > y selecciona Propuesta o Cotización
• Elementos dentro de la Creación del Documento
• Texto
• Imagen
• Video
• Tabla
• Lista de productos
• Firmas digitales
• Variables del Documento
• Crear una Variable de Documento
  • Agregar un destinatario en el documento
  • Diferentes estados de un documento
• ¿Qué debe hacer el destinatario?

¿Qué son las Propuestas y Cotizaciones?

Propuestas

Una propuesta es un documento detallado que busca convencer a un cliente potencial de elegir un servicio o producto. Suele incluir:

• Introducción: Presentación del problema, necesidad u objetivo.
• Objetivo: Explicación detallada de la solución propuesta.
• Alcance del trabajo: Tareas, métodos, entregables y cronograma.
• Precios: Estructura de costos detallada o precio fijo.
• Términos y condiciones: Aspectos legales y procedimientos.
• Credenciales: Información sobre la empresa, proyectos anteriores, testimonios.
• Llamado a la acción: Instrucciones para proceder, como una firma.

Las propuestas se adaptan a cada cliente y suelen usarse para cerrar contratos o proyectos.

Cotizaciones

Una cotización es más sencilla y ofrece una idea general de costos. Incluye:

• Descripción del producto o servicio.
• Desglose de costos: Mano de obra, materiales, etc.
• Costo total.
• Términos y condiciones.
• Detalles opcionales: Cronograma, métodos, etc.

Se usan en etapas iniciales para estimar si el cliente está interesado en continuar.

Comparación

Casos de Uso

Propuestas

• Licitaciones
• Lanzamiento de productos/servicios
• Colaboraciones
• Solicitudes de financiamiento
• Atracción de inversionistas
• Renovaciones de contrato

Cotizaciones

• Primer contacto con cliente
• Planeación de presupuesto
• Ventas rápidas
• Estudios de viabilidad
• Planeación de eventos
• Reclamaciones de seguros

¿Cómo usar esta función?

• Crear una Propuesta o Cotización

• Ir a Pagos → Documentos y Contratos

• Haz clic en Nuevo > y selecciona Propuesta o Cotización

Elementos dentro de la Creación del Documento

En este apartado podrás encontrar las opciones disponibles para construir tu documento dentro de Leadway. Desde aquí puedes añadir bloques como texto, imágenes, videos, tablas, listas de productos o saltos de página, así como campos rellenables como firmas, campos de texto, fechas, iniciales y casillas de verificación. Estas herramientas te permiten personalizar completamente el contenido y formato del documento, adaptándolo a tus necesidades comerciales y visuales.

Texto

Inserta títulos, párrafos, listas con viñetas, etc. Puedes utilizar las propiedades y herramientas de edición para dar estilo a tu texto.

Imagen

Inserta imágenes para construir documentos profesionales. Puedes obtener una imagen desde la Biblioteca de Medios o desde una URL pública. Las herramientas de propiedades permiten aplicar efectos a la imagen y redimensionarla

Combinando estas propiedades

Puedes combinar estas configuraciones para crear un documento visualmente coherente y atractivo. Por ejemplo:

• Alinear una imagen a la derecha, ajustar su ancho al tamaño de la columna y agregar un margen para separarla del texto puede crear un efecto de barra lateral profesional.

• Usar un color de fondo que complemente el diseño general del documento permite que la imagen se integre de forma armónica en la página.

• Aplicar efectos visuales que reflejen el contenido del documento puede convertir una imagen común en un elemento distintivo y funcional del diseño.

Video

Inserta videos para mejorar la comunicación con el cliente potencial.

Tabla

Inserta una tabla para estructurar mejor los datos dentro del documento.

Todas las opciones disponibles para la edición de texto también están disponibles para las tablas.

Lista de productos

Ofrece un listado de productos o servicios, con la opción de añadir impuestos y descuentos.

Agregar un artículo
Este botón u opción permite al usuario seleccionar productos ya existentes junto con sus precios previamente guardados en el sistema, normalmente almacenados dentro del CRM.

Seleccionar un producto, precio
Estos campos permiten elegir un producto específico y su precio correspondiente, tal como están definidos en el catálogo o base de datos de productos.

Crear un nuevo artículo
Esta sección permite definir un nuevo producto o servicio, con campos para:

Agregar descuento:
Esta opción permite aplicar un descuento al subtotal, lo que afecta directamente el monto total a pagar.

Firmas digitales

Acepta firmas digitales, formaliza acuerdos y lleva a cierre tus oportunidades de venta. La función de "Firma" en un documento de propuesta o cotización es un componente fundamental que facilita el acuerdo formal entre las partes.

Variables del Documento

Las variables del documento son marcadores de posición que se insertan dentro del documento y se reemplazan por valores reales al momento de ejecutarlo. Ofrecen control dinámico del contenido y son fundamentales para la creación de plantillas y procesos automatizados.

Crear una Variable de Documento

Una variable de documento es un marcador que se completa dinámicamente con contenido o datos específicos. Se utiliza para estandarizar información en múltiples documentos o versiones. A continuación, te explicamos cómo crear una variable de documento:

Puedes buscar una variable existente o crear una nueva haciendo clic en el botón +.

Definir el nombre de la variable

¿Qué es?
El nombre de la variable es un identificador único que se utiliza dentro del documento.

Convención de nombres:
Generalmente, los nombres de variables siguen ciertas reglas, como evitar espacios o caracteres especiales.

Ejemplo:
Si estás creando una variable para el nombre del cliente, podrías nombrarla como nombre_cliente.

Establecer el valor de la variable

¿Qué es?

El valor de la variable es la información específica que reemplazará al nombre de la variable cuando se genere o ejecute el documento.

Tipos de datos:

El valor puede ser un texto, número, fecha u otro tipo de dato, según lo que represente la variable.

Ejemplo práctico:

Supongamos que estás creando una plantilla de propuesta para distintos proyectos y deseas utilizar variables de documento para mantener la consistencia y eficiencia. Estas podrían ser algunas variables útiles:

• nombre_proyecto: El nombre del proyecto específico.
• nombre_cliente: El nombre de la empresa o cliente.
• descripcion_servicio: Descripción detallada de los servicios ofrecidos.
• costo_total: Costo total estimado del proyecto.
• fecha_entrega: Fecha de entrega propuesta para el proyecto.

Agregar un destinatario en el documento

Agregar un destinatario en el documento es fundamental para la gestión, el seguimiento y la ejecución del mismo.

Diferentes estados de un documento

Los documentos pueden tener distintos estados que representan su avance o situación dentro de un flujo de trabajo.

• Borrador: Indica que el documento aún está en proceso de edición y no ha sido enviado ni finalizado. Es una etapa en la que se permiten cambios y revisiones.

• En espera de otros: El documento ya fue enviado pero está pendiente de alguna acción, usualmente la firma del destinatario. Puede estar acompañado de recordatorios o fechas de vencimiento.

• Finalizado: El documento ha cumplido su propósito, como haber sido firmado por todas las partes involucradas, y ahora se considera completo e inalterable.

¿Qué debe hacer el destinatario?

Recibir el documento:
El destinatario recibirá un correo electrónico o notificación con un enlace al documento, o podrá acceder a él mediante un portal compartido.

Revisar el documento:
Antes de firmar, el destinatario debe revisar cuidadosamente el contenido del documento, incluyendo los detalles de la propuesta o cotización, los términos y condiciones, entre otros aspectos relevantes.

Ubicar el campo de firma:
 El documento tendrá un área designada para la firma del destinatario, señalada mediante un marcador de posición o instrucciones específicas.

Firmar el documento:
Dependiendo del sistema utilizado, el destinatario podrá:

• Firmar electrónicamente usando el mouse, pantalla táctil u otro dispositivo de entrada.
• Usar una firma electrónica estandarizada basada en su nombre escrito.

Acciones opcionales:
El destinatario también podrá:

• Cambiar el color de su firma.
• Cambiar el estilo tipográfico de su firma.

Aceptar y firmar, o cancelar:
Una vez que el destinatario haya firmado el documento y completado cualquier acción adicional, deberá enviar o guardar los cambios para finalizar su parte del proceso. También puede cancelar si decide no continuar con el procedimiento.

Acceder a una copia:
El destinatario tendrá la opción de descargar o acceder a una copia del documento firmado para conservarla en sus registros.